Eventos – Convites ou Ofícios – como fazer ?

Organizar um evento oficial ou corporativo exige um planejamento meticuloso, especialmente no que diz respeito ao envio de convites a uma variedade de públicos, que podem incluir desde clientes e fornecedores até lideranças políticas e autoridades de alto escalão. Cada grupo de convidados tem suas particularidades e, por isso, o processo de convite deve ser personalizado, respeitando prazos, formalidades e canais de comunicação adequados. A seguir, explicamos como deve ser feito o envio dos convites, incluindo o prazo ideal e o processo de confirmação.

1. Clientes, Fornecedores e Colaboradores

• Envio do Convite: Para clientes, fornecedores e colaboradores, os convites podem ser enviados por meios digitais (e-mail ou plataformas específicas) ou físicos, dependendo da formalidade do evento. Convites físicos são indicados para eventos mais solenes, como jantares de gala ou cerimônias corporativas importantes.
• Prazo de Envio: O convite deve ser enviado com 4 a 6 semanas de antecedência do evento. Isso dá tempo suficiente para que os convidados possam organizar suas agendas e confirmar presença.
• Confirmações: A confirmação de presença (RSVP) pode ser solicitada até 2 semanas antes do evento. Essa confirmação pode ser feita por e-mail, telefone ou através de uma plataforma online.

2. Empresários e Lideranças Empresariais

• Envio do Convite: Para empresários e lideranças empresariais, recomenda-se o envio de convites físicos, acompanhados de um e-mail de pré-convite ou convite digital. Isso transmite o grau de importância do evento, reforçando a formalidade e o prestígio da ocasião.
• Prazo de Envio: O convite deve ser enviado com 6 a 8 semanas de antecedência. Empresários costumam ter agendas cheias, e esse prazo permite que eles se organizem para estar presentes no evento.
• Confirmações: Solicite confirmação até 3 semanas antes do evento. A confirmação pode ser feita de forma semelhante ao processo mencionado anteriormente, mas com um acompanhamento mais próximo, como uma ligação de cortesia para assegurar a presença.

3. Lideranças Políticas e Autoridades Locais (Vereadores, Deputados Estaduais, Prefeitos)

• Envio do Convite: O convite para lideranças políticas e autoridades locais deve ser feito de forma formal, preferencialmente através de convites físicos, complementados por um contato pessoal (como um telefonema) para assegurar que o convite foi recebido.
• Prazo de Envio: Enviar o convite com 8 a 10 semanas de antecedência é ideal. As agendas dessas lideranças são geralmente muito ocupadas, e um prazo maior aumenta as chances de participação.
• Confirmações: Solicite confirmação de presença até 4 semanas antes do evento. Além disso, é recomendável que a equipa responsável pelo cerimonial acompanhe pessoalmente essas confirmações.

4. Autoridades do Poder Legislativo e Executivo (Deputados Federais, Senadores, Governadores de Estado)

• Envio do Convite: As autoridades de alto escalão, como deputados federais, senadores e governadores, devem ser convidadas com convites físicos de alta qualidade, enviados por correio, acompanhados de um pré-convite digital ou telefonema formal por parte de um assessor.
• Prazo de Envio: O convite deve ser enviado com 10 a 12 semanas de antecedência. Este prazo é necessário para que as autoridades possam integrar o evento em suas agendas, muitas vezes repletas de compromissos institucionais.
• Confirmações: Solicite a confirmação até 5 semanas antes do evento. No caso dessas autoridades, é comum que as confirmações sejam feitas através de assessores, por isso, o acompanhamento deve ser feito de forma personalizada, com contato direto com as equipes desses representantes.

5. Ministros de Estado e Autoridades de Altíssimo Escalão (Executivo, Legislativo e Judiciário)

• Envio do Convite: Para ministros de Estado e outras autoridades de altíssimo escalão, os convites devem ser extremamente formais, com envio de correspondência física em papel de alta qualidade, acompanhado de uma carta personalizada. O convite deve ser encaminhado através dos seus gabinetes ou assessorias.
• Prazo de Envio: O convite deve ser enviado com 12 a 16 semanas de antecedência. Autoridades deste nível possuem agendas extremamente complicadas, e o envio antecipado aumenta significativamente a possibilidade de participação.
• Confirmações: A confirmação de presença deve ser solicitada até 6 semanas antes do evento. O acompanhamento é essencial e deve ser feito diretamente com as secretarias ou chefes de gabinete dessas autoridades. Em muitos casos, pode ser necessário adaptar o evento ou reorganizar a programação conforme as possibilidades de agenda dessas figuras de destaque.

6. Autoridades do Poder Judiciário (Juízes, Desembargadores, Ministros do Supremo Tribunal)

• Envio do Convite: As autoridades do Poder Judiciário devem ser convidadas com toda a formalidade que o cargo exige, através de convites físicos enviados por correspondência oficial. Uma abordagem cuidadosa e respeitosa, respeitando o protocolo judicial, é fundamental.
• Prazo de Envio: O convite deve ser enviado com 12 a 14 semanas de antecedência. Assim como os demais altos escalões, essas autoridades têm agendas complexas e devem ser informadas com bastante antecedência.
• Confirmações: A confirmação deve ser solicitada até 6 semanas antes do evento. O acompanhamento deve ser feito com cautela, respeitando os protocolos judiciais e através de contatos diretos com as suas secretarias.

Envio de Convites Físicos e Digitais

O envio de convites físicos deve ser feito de forma personalizada, refletindo a importância do convidado e a formalidade do evento. Para todos os níveis de convidados, a qualidade do convite deve estar alinhada com o perfil do evento — desde papéis refinados até o design elegante e sóbrio.

• Convite Digital: O convite digital pode ser uma ferramenta eficaz, especialmente como complemento ao convite físico, servindo para lembrar os convidados e facilitar o processo de confirmação de presença.
• Confirmações (RSVP): O processo de confirmação deve ser feito de maneira clara, com instruções específicas no convite (e-mail, telefone ou link para confirmação online). Para os convidados de mais alto escalão, o acompanhamento direto é essencial, incluindo lembretes e contatos por telefone ou e-mail.

Conclusão

O sucesso de um evento oficial ou corporativo começa com o envio adequado dos convites. Seguir os prazos e personalizar o convite de acordo com o perfil do convidado são passos fundamentais para garantir a presença das pessoas certas. O envio de convites físicos e digitais, o acompanhamento das confirmações e o cuidado com o protocolo são detalhes essenciais que, quando bem executados, contribuem para que o evento decorra com excelência.